業務効率化のアイデア 11

 2018.07.29  RPAチャンネル編集部

組織にとってもビジネスパーソン個人にとっても「業務効率化」は永遠の課題です。業務効率がアップすれば社員はコア業務により集中するようになりますし、組織にとってこれは大変好ましいことです。ビジネスパーソン個人からしても残業時間が少なくなり、プライベートを充実させた上で会社からの評価も上がります。

そこで今回は、組織的・個人的に業務効率化を目指していいただくために、業務効率化のアイディアをご紹介します。まずは一般的なものから紹介しましょう。

一般的な業務効率化アイディア

1. 無くす

業務効率化へ取り組むにあたって「無駄な業務を無くすこと」は真っ先に考えるべき施策です。組織や個人にとって無駄な業務を排除すれば、その分業務効率がアップするためシンプルかつ効果が高い施策です。

実は、無駄な業務というものは案外多いもの。一体誰が参考にしているか分からない資料作成など、単に習慣化していてまったく付加価値を生んでいない業務は必ず存在します。

これらを無くせば、大幅な効率化になるでしょう。

2. 基準を下げる

何か仕事を完成させた際はチェックが必要です。たとえばプレゼン資料を作成したら、その内容に誤りが無かったり完成度が高いかなどを上長にチェックしてもらいます。そうしたチェックが必要な仕事に関しては、その優先度に応じて基準を下げましょう。

たとえばプレゼン資料なら社外に出すものなのでダブルチェックは欠かせませんが、社内共有用の資料ならば表現がきれいでなかったとしてもビジネスに影響はありません。同じような資料作成業務であっても、その優先度に応じて基準を考えることで業務効率をアップできます。

3. まとめる

複数回に分けて行われている業務はそれよりも少ない数にまとめることで、業務効率をアップできます。たとえば週に1回ずつ定例会議と進捗会議を行っていれば、これを1回にまとめることで業務効率はグンとあがるでしょう。

似たような業務でまとめられるところは積極的にまとめていきましょう。

4. 書式をそろえる

何か資料を作成するにあたって、各人異なるフォーマットを使用していることが少なくありません。明確なフォーマットが無いことはそもそも業務効率を下げる行為ですし、資料を共有した際に理解が遅れることがあります。

別のフォーマットを使い慣れている人が他人が作成した資料を閲覧した際は、その内容を理解するまでに時間がかかります。こうした細かいポイントから業務効率化を考えることが大切です。

5. 自動化する

専門的なスキルを必要とせず、かつ定型化されている業務に関してはツールを使って自動化するのがおすすめです。たとえばExcelマクロは、Excelドキュメント内での操作を記録し、自動的に実行してくれる機能です。

たとえばデータの自動集計を行ったり、従業員の勤務状況を表とグラフにしてまとめたりと色々なことができます。

後述するRPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)というツールも自動化に高い効果を発揮するものです。

6. 分ける

複数回の業務をそれよりも少なくまとめるという方法以外に、一つにまとめている業務を複数回にわけるという方法もあります。たとえばある資料を100枚制作して、そのチェックを他部署が行っているとします。

100枚制作してからすべてチェックに回すのでは後工程の生産性が下がるので、10枚制作したりチェックに回す、さらに10枚作成したらチェックに回すといった具体に業務を分けることで業務効率をアップできます。

7. 担当を変える

マーケティング担当は製品や市場について詳しい人に、海外案件は英語が得意な人になど、基本的なことではありますが適材適所を実現することは大幅な業務効率アップにつながります。

さらに、既存の仕事をアウトソーシングするというのも一つの手段です。

8. マニュアル化

組織にある仕事の多くは「属人化」という問題を抱えています。これは、ある特定の人しかその仕事ができないという状況であり、その人がいないと仕事が回らないという意味でもあります。

仕事が属人化している環境では業務効率の低下以外にも様々なリスクがあるので、可能な限り仕事をマニュアル化して平準化を図りましょう。

9. ワークフロー化

ワークフローとは予め決められた順番通りに仕事を受け渡すことです。たとえば作成した資料をチェックしてもらうために、どういったルートでチェックしてもらえばよいのかが分かりません。

そこで、予めワークフローを定義すれば効率良く仕事が回せるため、スムーズに完了できます。

10. 権限を増やす

決裁者が不在で急ぎの案件が処理されないというケースがあります。その際に何度も電話をかけたりメールをして対応してもらうということが少なくありません。こうした際は確認者や承認者を増やしておくことで、業務をスムーズに回すことができます。

11. スキルアップ

ビジネスパーソン個人のスキルアップも業務効率化につながるものです。たとえばタイピング速度が上がれば資料作成のスピードがアップしますし、ショートカットキーを上手く活用するだけでも業務効率はアップします。

デュアルディスプレイを取り入れると業務効率が上がるという事例もあります。

業務を積極的に自動化していこう

「働き方改革」が政府主体で推進されるようになってから、多くの企業が積極的に業務効率化の取り組むようになりました。しかし、基本的な施策ばかりで高い効果を得られていなかったり、業務実態に即していない施策で失敗するという事例もあります。

そこで注目されているのがRPAを使った業務自動化です。RPAとはパソコン上の操作を自動化してくれるロボットソフトウェアであり、日本では昨年から認知度を高め大手企業を中心に導入が進んでいます。

RPAは「Excelマクロがその適用範囲を色々なアプリケーションに拡大したもの」と考えると分かりやすいでしょう。ExcelマクロはExcelドキュメント内でしか自動化を実行できません。そのため、自動的に作成した表やグラフといった資料は、それをマニュアル(人手)で共有するしかないのです。

それに対してRPAでは、たとえばExcelマクロで作成した資料の共有や別アプリケーションへの転記なども自動的に行えます。関係者全員のメールで送信するのか、あるいは指定のファイル共有スペースの保存するのか、クラウドストレージのアップロードするのか、作業手順を指定するだけでそれらをすべて自動的に行います。

すでに大手銀行では年間数万単位の労働時間削減に成功しており、他業種でも定型業務の自動化に期待が集まっています。

RPAが注目を集めるもう一つの理由がその開発容易性です。RPAは基本的にノンプログラミングで自動化ロボットを開発できるので、ITスキルが高くないという人でも意欲さえあれば自動化ロボットを簡単に開発できます。

ソフトバンクが提供する「SyncRhoid(シンクロイド)」はそうした開発容易性に優れたRPAです。ユーザー部門主体での運用が目指せるので、情報システムがいない職場でもRPAによる自動化を実行できます。

業務効率化を実現したい、だけど施策がなかなか上手くいかないという企業はこの機会にRPAの利用をご検討ください。RPAを活用して労働時間を削減すれば、業務効率化以外にも様々なメリットを享受できます。

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