人件費を削減する方法

 2018.09.17  RPAチャンネル編集部

人件費には基本となる給与だけでなく交通費などの諸費用や賞与、法定福利費など様々な費用が関わっています。ですので、この人件費を削減することはなかなか容易なことではありません。そもそも、どの仕事にいくら人件費がかかっているか?という数字を算出することがそもそも難しいため、人件費削減というとどうしても人材カットなど目先の先にとらわれがちになります。

ただし、人材不足問題が深刻化していたり市場競争が激化している中で、人材をカットするのにも限界があります。その限界を超えてしまうと事業の現状維持やその後の成長は見込めなくなってしまいます。

では、人件費はどのように削減すればよいのでしょうか?本稿では難しい人件費削減の方法についてご紹介します。

そもそも人件費ってなに?

一口に人件費といってもそこには様々な要素が絡んでいます。大まかに分類すると、以下9つの費用が人件費として計上されます。

給与手当

従業員に対して支払われる給与および諸々の手当てを給与手当といいます。基本給はもちろん、残業手当や扶養家族手当、歩合給もこれに該当します。

賞与

賞与とはいわゆるボーナスのことです。一般的な企業なら夏と冬に年2回の賞与が設けられています

雑給

雑給とは正社員以外のアルバイトやパートに支払う給与のことです。ただし、勘定科目としては確実に雑給に仕分ける必要はありません。

専従者給与

個人事業主の事業を手伝ってくれている家族(生計を一にしている配偶者またはその他の親族)のことを青色事業専従者といいます。これに対して支払われる給与が専従者給与です。

役員報酬

役員報酬とは役員に対して支払われる給与のことです。なぜ給与手当ではなく役員報酬とかというと、“全額を損金にできるか否か”に大きな違いがあるからです。従業員に支払った給与は全額損金として計上できます、役員報酬の場合は金額によって損金として計上できません。

役員賞与

役員に給付する賞与のことを役員賞与といいます。役員賞与は原則として損金に計上することはできず、所得税や住民税のほか法人税まで課せられます。

法定福利費

企業が従業員の健康保険や厚生年金保険料、雇用保険料、労災保険料(いわゆる社会保険)を負担した際は法定福利費として計上します。

福利厚生費

福利厚生費とは法定では決まっていないものの、企業が独自に提供する福利厚生にかかる費用を指します。具体的には結婚・出産の際のお祝い金やその他の慶弔金、この他忘年会や新年会にかかった費用も含まれます。

退職金

従業員が退職した際に給付するもので、従業員都合での退職の場合は勤続20年で380万円が相場※1のようです

人件費を削減するとはどういうことか?

世の中で“人件費削減”という言葉が何気なく使われていますが、一般的には「従業員をリストラすること」と考えられています。ただし、それはあくまで不採算部門の整理や成長分野への進出など、業態の再構築を図るために用いられる方法です。そのため、人件費は削減できてもその分のリソースまで減ることになります。

本稿でいうところの人件費削減とは、実質的な人件費削減を実行しつつ新しいリソースを生み出し、コア業務へ集中できる環境を整えることです。そのために取れる方法は3つあります。

ITシステムの導入。クラウドの活用。それと、業務改善による効率化です。

ITシステムの導入

ビジネスパーソンは普段、何気なく経理システムや営業システムなどのITシステムを使用しています。それらのITシステムは何のために存在しているかというと、業務効率を向上するためです。

たとえば手書きで作成していた売上台帳をシステム上で作成すれば、圧倒的な短時間で作ることができます。実際のITシステムはもっと複雑な作業を簡単に行ったり、自動的に行うことで業務効率を大幅に向上してくれます。

さらに新しいITシステムを導入することで業務を効率化することで人件費を抑制することもでします。業務効率が向上すれば残業時間は少なくなり、実質的な人件費削減になります。

クラウドの活用

中小企業も大企業も、誰もが必要としているのが“クラウド”です。インターネット経由で提供されるサービスの数々は、初期コストと運用コストを削減しつつ組織の労働生産性を向上するために活躍します。

クラウドの中で最も利用されているサービスがメールとファイル共有です※2。クラウドはサービスを使用するための端末とネットワークを選ばないので、外出先から顧客にメールを送信したり、顧客資料を閲覧したりと働き方に大きな変革をもたらします。さらに、いまではWeb会議やコミュニケーションツールの活用も必須でしょう。場所にとらわれない働き方も生産性の向上に寄与します、

それによって業務効率が向上すれば、ITシステムの導入と同様に実質的な人件費削減に繋がるでしょう。

業務改善による効率化 

企業には一つのビジネスを完成させるために様々な業務が存在します。しかし、それらの業務がすべて完璧とは限りません。業務プロセスに多くの無駄が潜んでいるかもしれませんし、そもそも業務プロセスが曖昧なために成果物にムラが発生する場合もあるでしょう。従業員にとって負担が大きく、残業等をせざるを得ない状況も考えられます。

こうした業務の無駄、ムラ、無理をなくすことで業務改善を実現し、業務効率を向上できるかもしれません。最近では業務改善のために“BPM(Business Process Management)”に取り組む企業が増えています。

RPAの導入で人件費削減を目指す!

前述した人件費削減方法の中でも特に有効的なのが“ITシステムの導入”です。ではどんなITシステムを導入すればよいのでしょうか?ここでは“RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)をおすすめします。

2017年からRPAは急速に浸透しているITシステムですが、まだ知らないという方も多いでしょう。簡単に説明するとパソコン上で発生する定型作業をロボットソフトウェアで自動化する、というITシステムです。

“自動化”と聞くとExcelのマクロ機能を思い起こす方が多いでしょう。ただし、RPAとマクロ機能が決定的に違う点は自動化を実行できる範囲です。マクロ機能はExcelドキュメント内の作業に限定しているのに対し、RPAは複数のアプリケーションをまたいだ自動化が可能です。その範囲はクラウドにも及びます。

たとえばExcelのマクロ機能を使用して作成したドキュメントをPDFファイルとして出力し、クラウドストレージにアップロードしたり、既定の関係者全員にメールで共有するなどの作業まですべて自動化できます。特定のファイルをクラウドからダウンロードする作業も自動化可能です。

RPAによって自動化ロボットを開発すれば、特定のアプリケーションや特定の業務だけでなく業務プロセス全体の自動化を目指すことも可能です。人間にしかできない作業は人間が担当して、残りの定型作業は自動化ロボットを実行すれば大幅な業務効率化が可能です。

ソフトバンクではRPAの社内運用実績から、1,200通り以上のRPA活用方法を持っています。その中には実質的な人件費削減につながる活用方法もありますので、人件費削減にお悩みの際はぜひ当社までご相談ください。

日常的な定型作業の自動化はもちろん、AIと連携した非定型作業の自動化まで支援いたします。ぜひ生産性向上による人件費の適正化も含めてご検討ください。

※1「退職金の相場はいくら?平均相場や計算方法を解説」

※ 「平成29年版 情報通信白書 第2部 基本データと政策動向 第2節 ICTサービスの利用動向」

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