RPAの導入にはどのような支援が必要?

 2018.07.29  RPAチャンネル編集部

2017年に引き続き、今年のITホットワードといえば「RPA」と「AI」です。RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略であり、パソコン上の作業を自動化するロボットソフトウェアです。AI(Artificial Intelligence)とはご存知の通り人工知能を意味します。

この2つの技術は次世代のワークスタイルを生み出すためのものであり、すでに多方面で活躍しています。RPAを導入した大手銀行会社は年間8,000時間もの労働時間削減に成功していますし、AIは画像認識や音声認識など様々な分野でその技術が活用されています。

今回はそのうちRPAに焦点を当ててお話します。RPAの導入効果は色々とありますが、具体的には次のような効果が期待できます。

  1. 労働時間の削減
  2. 残業時間の削減
  3. 生産性向上
  4. 作業属人化の排除
  5. コア業務への集中
  6. 採用費用削減
  7. 人材リスクの低減
  8. 人材不足解消
  9. 人的ミスの軽減
  10. 一定のコストで使える

このようにいくつもの効果を持つRPAは、ユーザー部門主体で運用することがベストと言われています。無数にある業務をどんどん自動化していくためには、情報システムがRPAを管理しているとどうしても開発スピードが低下して、いち早く効果を得ることが難しくなってしまいます。

なのでユーザー部門主体というのがRPA成功の条件なのですが、だからといってRPA運用を任せっきりというのも失敗要因になりかねません。RPA導入や運用において、必要な支援について考えてみましょう。

RPA導入と運用に欠かせない支援

RPAは2015年に欧米諸国で話題を集め、日本では昨年になって急速に浸透したIT技術です。具体的にどういった仕組みかというと、ユーザーがパソコン上で実行する定型作業を記録させたり、あるいはプログラミングによって自動化ロボットを開発することで、該当作業をすべてロボットで代行します。

RPAが得意とする領域はホワイトカラーを中心として定型作業です。たとえば、ネットバンキングの取引明細から情報をシステムに移行する作業などは、すべてパソコンで完結しますし構造化しやすい特徴があります。こうした作業に関してRPAはその自動化効果を大いに発揮します。業務を一連の流れで定義でき、かつパソコン上の作業ならば何でも自動化してしまうのがRPAです。

RPAに似たようなソフトウェアといえばExcelマクロですね。Excel上の作業を記録し、自動的かつ繰り返し作業を実行できます。ただし、RPAの自動化範囲は一つのアプリケーションに限定せず様々なアプリケーションをまたいでの自動化が可能です。

Excelマクロを活用しているという企業でもRPAの導入は全くの初めてでしょう。勝手もかなり違うので、やはり導入支援が必要になります。では、RPAにはどういった導入支援が必要なのでしょうか?

RPAの導入支援

RPAの導入支援として欠かせないのは「開発スキルトレーニング」と「ワークショップ」です。まずRPAでの自動化ロボット開発は、これまでのシステム開発とは違いRPA製品ごとに開発方法が異なるのが特徴です。高度なプログラミングを必要とする製品もあれば、GUIで容易に開発できる製品もあります。

ちなみにソフトバンクが提供する「SynchRoid(シンクロイド)」の場合、GUIで自動化ロボットを開発できるので非エンジニアでもRPAを活用できるのが特長です。だからといって誰でも簡単に開発できるというわけではないので、導入前の開発スキルトレーニングが欠かせん。このトレーニングはEラーニングで提供されたり、講習会によって提供されたり様々な方式で行われます。

次に欠かせないのがワークショップです。RPAの開発スキルが身についたからといって、業務自動化のためのアイデアが無いと効果の高い自動化は期待できないでしょう。RPAベンダーが開催するワークショップに参加することで、RPA活用の具体的なイメージが湧き、素早く現場で効果を発揮させることができます。

SynchRoidではこうした導入支援の他、検定試験を実施して開発スキルが確実に身に付いているかを確認します。

RPAの運用支援

導入支援と同じくらい大切なのが運用支援です。業務システムなどはベンダーに運用をアウトソーシングすることが多いでしょうが、RPAに関しては運用を内製化するほど効果が高まる傾向にあります。RPA運用をベンダーにずっと任せてしまうと、運用費用が削減させることはなく費用対効果は一向に上がりません。なので、運用支援を受けて徐々に内製化していくことが大切です。

RPA運用支援の基本は「RPA推進チームの発足」と「スモールスタートの支援」です。ある程度規模の大きい企業でRPAを導入する場合、いきなり組織全体に適用しても活用は進みません。なので、導入支援時の開発スキルトレーニングを受けた人材を中心にRPA促進チームを作ります。

チームの主な活動はスモールスタートによるノウハウの蓄積と、組織全体への啓もう活動です。最初はごく一部の業務に限定してRPA適用してみて、その効果を測定します。こうしたスモールスタートを繰り返して徐々に適用業務や適用部署を広げていき、最終的には組織全体でRPAが活用できるようにするのです。

RPAベンダーはこのスモールスタートの支援も行います。RPAを適用しようとしている業務に高い効果は期待できるのか?そもそも自動化は可能か?など基本的なポイントを支援することで、ユーザー自身にそのスキルを定着させます。こうすることでRPA運用の内製化はもっと簡単になり、費用対効果を高めていけるでしょう。

RPA製品選びで大切なこと

前述したRPAの導入支援と運用支援は、初めてRPAを導入する企業にとって欠かせないものです。そのため、RPAベンダーがどんな支援サービスを提供しているかを確認して、製品を選ぶことも大切です。さらに、RPA製品選びでは次のようなポイントが大切なので参考にしてください。

開発は容易か?

RPA製品によって開発容易性は大きく違います。先にご紹介したSynchRoidの場合はGUIで自動化ロボットを開発できるので、プログラミング経験が無い人でも開発スキルトレーニングさえ受ければ問題ありません。ただし、中には高度なプログラミングを必要とするRPA製品もあるため、導入目的に応じて開発容易性に着目することも大切です。

運用実績はあるか?

お客様に効果の高いRPA運用を提供するためには、RPAベンダー自身が社内運用していないといけません。社内運用で得たノウハウをもとにソリューションを提供するからこそ、大幅な労働時間削減などに成功します。導入を依頼しようと検討しているRPAベンダーには運用実績があるでしょうか?今一度ご確認ください。

労働人口減少や人材不足といった深刻な社会問題が多い現代・RPAはその打開策として大きな期待を集めています。大手企業を中心に年間数万時間の労働時間削減効果があると見込まれており、中小企業においても年間数千時間の労働時間削減は難しくありません。働き方改革や業務改善の一翼として、RPAにぜひご注目ください。

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